Fragt ihr euch denn auch manchmal, wie viel Zeit ihr an gewissen Orten verbringt? Vielmehr müsst ihr es vielleicht sogar wissen. Vor allem, wenn ihr zum Beispiel im Außendienst unterwegs seid und so auch die Lohnabrechnung am Ende gestaltet. Hierfür gibt es eine App, welche ich schon gefühlt 100 Jahre einsetze und dadurch einige ortsbasierte Zeiterfassungen im Auge behalte. Mein App-Tipp an euch: Geofency – ortsbasierte Zeiterfassung.
Geofency – ortsbasierte Zeiterfassung
Auf iPhone, iPad und Apple Watch installiert, nutze ich Geofency schon seit Jahren zur Zeiterfassung. Gefühlt aber seit Jahrzehten, denn es ist eine Standard-App auf all meinen Geräten. Grund dafür ist einmal die Funktion der App selbst, aber auch die stetige Aktualisierung der App. Ich kenne keinen neuen iOS-Release, zu dem Geofency nicht schon im Vorfeld oder direkt zum Start die neuen Systemanpassungen und Systemfunktion erhalten hätte. Was auf jeden Fall ein Kriterium ist, wenn es um Software geht.
Sollte man sich also auf diese App einlassen und sie dauerhaft nutzen wollen, so kann man sich darauf verlassen, dass sie auch direkt zum Start von iOS 14, iPadOS 14 und watchOS 7 angepasst sein wird. Meine Praxiserfahrung unterstreicht dies zumindest doppelt.
Die Kernfunktionen im Überblick.
Doch was macht Geofency genau? Einfach erklärt. Ihr legt euch Orte an, welche ihr überwachen wollt. Immer wenn ihr diesen Ort erreicht, zeichnet die App die Anwesenheit an diesem Ort auf. So kann man Anwesenheiten aufzeichnen und dies geschieht magisch im Hintergrund – auch wenn die App nicht geöffnet ist oder im Multitasking liegt. Für den Ort kann man jeweils einen Radius einstellen. So kann die Aufzeichnung zum Beispiel auch schon beginnen, wenn ihr den angelegten Ort in einem Radius von 2 km erreicht oder betretet. Der Ort lässt sich über die aktuelle Position oder über eine Adresseingabe vollziehen. Auch aus den Kontakten und durch genaue Geo-Koordinaten lassen sich neue Orte zur Überwachung anlegen. Angelegte Orte lassen sich frei benennen.
Das Ganze kann man, wenn man möchte, in der iCloud ablegen bzw. speichern und so den Datenstand auch mit einem iPad oder einem weiteren iPhone synchronisieren. Solltet ihr Chef mit mehreren Mitarbeitern sein, könnt ihr so auch den Datenbestand untereinander synchronisieren – sofern all diese Geräte an einen iCloud-Account gekoppelt sind. Auch lässt sich die App nochmals via Face ID oder Touch ID sperren. Mit Sicherheit könnten darin sensible Daten liegen, gerade wenn es vielleicht um das Aufzeichnen von Orten geht, an denen Kunden wohnen.
iBeacon – kleine Orte an großen Orten.
Ich zeichne mit einem iBeacon auch Orte an Orten auf. Das wäre bei mir zum Beispiel das Auto (⇒LINK). Immer wenn ich ins Auto einsteige, sehen sich iPhone und iBeacon und schubsen Geofency an. Dadurch weiß ich genau, wie viele Stunden ich am Tag, in der Woche, im Monat oder im Jahr im Auto gesessen habe. Ihr werdet erstaunt sein, wie viele Stunden das summiert sind. Solch einen iBeacon könntet ihr euch an euer Fahrrad hängen und so Radfahrten aufzeichnen – nur die Zeit, nicht die Strecken in Entfernungen.
Ein kleiner Ort an einem großen Ort wäre zum Beispiel aber auch das Büro im Firmengebäude. Solltet ihr euch mit dem iPhone also im Bürogebäude befinden und am Schreibtitsch sitzen, so kann dies via iBeacon ebenfalls ganz zentral aufgezeichnet werden. Geht ihr mit dem iPhone in der Hosentasche in die Mittagspause, so pausiert die Aufzeichnung wieder, bis ihr zurück zum Schreibtisch kommt. Leider spielen iPhone und iPad hier die Hauptrolle. Die Apple Watch hat bis heute leider noch keine iBeacon-Unterstützung erhalten – aber abwarten, was watchOS 7 noch bringen mag. Ich hoffe auf exakt diese Funktionalität.
Die Apple Watch – ein gutes Stichwort!
Die kompletten Daten der Zeiterfassung lassen sich auch auf der watch-App von Geofency einsehen. Die Daten synchronisieren sich zwischen iPhone und Apple Watch. Man kann also direkt vom Handgelenk die Aufzeichnungen betrachten. Auch lassen sich über einen Force Touch die Einstellungen zur Betrachtung ändern. So kann man als Nutzer, wie auf dem iPhone und iPad, die Daten in Tagen, Wochen, Monaten und auch via Kartenansicht betrachten.
Ich persönlich schaue mir die Aufzeichnungen fast nur noch auf dem Handgelenk an, meist am Wochenende. Dann schaue ich, wie oft ich an welchen Orten war und wie lange. Wer so auch Orte von Freunden und der Familie überwacht, kann nörgelnde Sätze wie „Wir haben uns schon lange nicht mehr gesehen“ anhand von Daten widerlegen oder bestätigen. Man weiß einfach, wann man wen zuletzt besucht und wie lange gesehen hat – oder nicht gesehen hat. So nutze ich die App zum Beispiel auch für diese Szenarien im Hintergrund mit.
Eine Standard-App für jedes iPhone, iPad und Apple Watch
Geofency sollte eigentlich auf keinem mobilen Gerät fehlen. Jeder hat Orte, die er zeitlich überwachen will. Das kann die Anwesenheit am Arbeitsplatz sein, eine Fraktionssitzung einer Partei, der wöchentliche Stammtisch um die Ecke, die Besuche von Oma und Opa, die Fahrten im Auto oder dem Fahrrad mit Hilfe von iBeacons und und und. Die Anwendungen sind extrem vielseitig und genauso sollte man auch mit der App umgehen.
Auf dem iPad beherrscht die App auch alle Multitaskingfunktionen wie Splitview und Drag&Drop. Auch den Support für eine Maus und ein Trackpad beherrscht die App unter iPadOS. Datenstämme können auch exportiert werden und so in eigenen Datenbanken weiterverwertet werden. Egal, ob privat oder beruflich – „Geofency – ortsbasierte Zeiterfassung“ löst ganz automatisch einige Probleme. Heimlich still und leise im Hintergrund. Funktionell und zuverlässig.
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