Mit dem Thema “Produktivität” bin ich weniger verheiratet, um ehrlich zu sein. Das bedeutet, dass ich meinen Workflow nicht bis ins Detail auf produktiver Ebene geplant habe und dann exakt so ausübe – ich bin da gerne etwas lockerer. Dennoch interessieren mich gewisse Faktoren und gerade der Zeitaufwand spielt da natürlich eine große Rolle.

IMG_3347 Tyme 2 - produktive Arbeitszeiten planen, aufzeichnen und auswerten

Mit Tyme 2 zeichne ich meine Arbeitszeiten an Projekten auf. Ich nutzte schon die erste Version der App und bin mit der Neuauflage nun noch mehr zufrieden – doch eins nach dem anderen. Die genannte App schlummert bei mir auf mehreren Geräten und das erlaubt mir das Aufzeichnen der Zeit an unterschiedlichen Orten. Hauptsächlich sind es aber Projekte die ich am Mac ausarbeite und daher auch auf die Mac-App zugreife. Diese schlummert bei mir in der Menüleiste und ist schnell und einfach erreichbar.

In der App können Projekte und einzelne Aufgaben dazu angelegt, verwaltet und auch ausgewertet werden. Wer beispielsweise nach Arbeitszeit für ein Projekt bezahlt wird, kann so genau abrechnen. Auf Wunsch kann man für ein Projekt auch den Stundenlohn eintragen, wodurch der Zeitaufwand auch jederzeit in einem Geldbetrag visualisiert wird. Für mich ist es schlicht eine Überwachung meiner selbst, um der Zeitaufwand von Projekten etwas im Auge zu haben. Vornehmlich nutze ich Tyme 2 für die Ausarbeitung einer Kolumne und der Erstellung und Ausarbeitung eines neuen Buchupdates. Eine Kolumne von mir wird am Mac in Pages geschrieben und mit einem Tag Abstand auf dem iPad gelesen und auch ausgebessert.

Bildschirmfoto-2017-06-16-um-14.58.37 Tyme 2 - produktive Arbeitszeiten planen, aufzeichnen und auswerten

Für diesen Schritt starte ich die Zeitaufzeichnung für diese Aufgabe auf dem iPad und lege dann los – natürlich geht Gleiches auch auf dem iPhone. Wer möchte kann Tyme 2 auch auf der Apple Watch als App ausführen, eine Aufgabe antippen und erneut antippen, wenn die Arbeit erledigt ist. Anfänglich vergisst man schlicht das Starten einer Aufgabe, ganz ehrlich. Vor einem Jahr fiel mir das immer erst dann auf, wenn ich mit der Aufgabe fertig war und dann vor einem leeren Zeitfenster saß. Dafür kann man jederzeit einen Zeiteintrag in Stunden und Minuten manuell hinzufügen. Auch der Tag kann dabei angegeben werden. So verliert man einen Zeitstempel auch im Nachhinein nicht, oder legt für eine neue Aufgabe schon bisher aufgewendete Zeit zur Erfassung an. Es braucht eine gewisse Lernkurve, aber mittlerweile denke ich zu 90% an das Starten von Timer pro Aufgabe und auch an das Stoppen nach der Arbeit. Am Mac berücksichtigt Tyme 2 außerdem eine Leerlaufzeit. Tippt man also eine gewisse Zeit nichts oder bewegt den Mauscursor nicht, dann pausiert die App die Zeiterfassung automatisch und setzt sie erst dann vor wenn eines der beiden Eingabemedien wieder genutzt wird. Die 10-Minuten-Kaffeepause kann also automatisiert aufgezeichnet werden. Der kleinste erkennbare Leerlaufzeit liegt bei einer Minute.

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Arbeitet man an einer Aufgabe eines Projekts, klickt man zuvor schlicht in die Menüleiste auf das App-Symbol und startet die Zeit für die jeweilige Auswahl. Nun legt man mit seiner Arbeit los und stoppt über das gleiche App-Symbol nach getaner Arbeit die Aufzeichnung. So hat man für den jeweiligen Arbeitspunkt den Zeitaufwand parat. Wiederholt man dies mit gleichen Aufgaben, werden die einzeln aufgezeichneten Zeiten summiert. Die summierten Zeiten von mehreren Aufgaben eines Projekts werden für das Hauptprojekt als summierte Gesamtzeit angezeigt. So weiß man auch, wie viel Zeit für alles zusammen aufgewendet wurde – hat aber dennoch immer auch den Blick auf einzelne Zeitaufwände sichtbar im Blick. Arbeitet man zwei Aufgaben zeitgleich ab, kann man auch diese beiden Projektaufgaben auf Wunsch zeitgleich aufzeichnen lassen.

Bildschirmfoto-2017-06-16-um-14.58.05 Tyme 2 - produktive Arbeitszeiten planen, aufzeichnen und auswerten

Mit Tyme 2 kann man übrigens auch seinen gesamten Aufwand in Ausgaben und Einnahmen verwalten. Klingt seltsam? Ganz und gar nicht, denn die App ist auf allen Plattformen sowas wie ein Fahrtenbuch. Nehmen wir also an ihr habt eine Aufgabe zu einem Projekt erledigt, dann kann dafür nicht nur die Zeit erfasst und der Stundenlohn errechnet werden, sondern auch Ausgaben hinzugefügt werden. Man hat also Einnahmen und Ausgaben für Projekte im Blick und kann auch abwägen, ob sich ein Projekt in Zukunft finanziell überhaupt nochmals lohnt. Ebenfalls lassen sich Abgabetermine für einzelne Aufgaben und das gesamte Projekt anlegen – hier kann nur ein genaues Datum, aber keine Uhrzeit gewählt werden.

Für Aufgaben, die mit dieser App aufgezeichnet werden, sind in der Regel aber auch nur tägliche Deadlines relevant. Neben einem geplanten Stundenlohn, kann man einem Projekt oder einer Aufgabe auch eine geplante Zeit und ein geplantes Budge zuweisen. Das erlaubt ein Überschlagen von finanziellem und zeitlichem Aufwand. In den Einstellungen der App kann außerdem die Länge des täglichen Arbeitstages und die Anzahl der Arbeitstage pro Woche festgelegt werden. Hinzu kommt die Auswahl eine gewünschten Währung und des Zeitformats. Wer sich Deadlines zu Projekten und Aufgabe setzt, kann diese als Kalendereintrag in den iCloud-Kalender schieben lassen. Abgabetermine, Zeit und Budge werden auf Wunsch auch von Tyme 2 als Push abgesetzt. Tägliche Pausen können ebenfalls gestartet und gestoppt werden und erscheinen dann auch als gesonderter Datensatz in der Auswertung.

IMG_3340_Fotor Tyme 2 - produktive Arbeitszeiten planen, aufzeichnen und auswerten

Mit der App Tyme 2 hat man ein sehr mächtiges Werkzeug in der Hand, wenn es um die Aufzeichnung produktiver Arbeitszeit geht. Alle gesammelten Daten lassen sich über eine Statistik betrachten, auswerten und auch exportieren. Dank Farbzuweisungen geschieht das schnell und vor allem verständlich. Mir fehlt am Mac eine intelligente App-Erkennung, die mir erlauben würde, dass die gestartete Zeitaufzeichnung nur dann auch berücksichtigt wird, wenn ich beispielsweise in Pages einen Text verfasse – das wäre eine Sache für die Zukunft.


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