Zeit ist Geld. Das ist manchmal ein dummer Satz, der etwas in sich verbirgt. Wir vergessen nämlich ganz gerne die Zeit und wissen manchmal nicht, wofür wir wie viel Zeit aufgewendet haben. Das kann ein Problem sein, wenn man in Fristen rutscht und nicht weiß, wie man dann wieder herauskommt. Hier helfen Werkzeuge, um die Zeit für Kunden, Projekte und Leistungen gezielt aufzuzeichnen. Hier hilft timelink bei der Zeiterfassung.
timelink ist ein Werkzeug für gezielte Zeiterfassung.
Die Kernfunktion ist eine Software, welche ihr für den Mac oder den Windows-PC gleichermaßen herunterladen und nutzen könnt. Ihr könnt die Anwendung über diesen Link herunterladen. Eine App für iOS, iPadOS oder Androids gibt es bisher nicht. Ich bin mir sicher, dass hieran vielleicht noch gearbeitet wird, damit man auch auf mobilen Geräten Zeiterfassungen tätigen und einsehen kann.
Damit man hier aber nicht ganz leer ausgeht, kann man die Webansicht der Software nutzen. Korrekt, möchte man keine Software installieren oder oft einen Arbeitsplatz wechseln, kann man die Software auch komplett im Browser nutzen – auch in einer mobilen Ansicht. Für die lokale Nutzung und die Nutzung im Web ist gleichermaßen ein Account nötig, den man sich in wenigen Minuten geklickt hat.
App oder Panel?
Man kann timelink nur als Software nutzen und die Zeiterfassungen hier manuell anlegen oder direkt mit wenigen Mausklicks starten. Oder man bestellt sich das timelink Panel. Dieses wird mit einem USB-C-Kabel geliefert und direkt mit dem Mac oder Windows-PC verbunden. So erhält dieses zum einen Strom und verbindet sich auch direkt mit der App. Das Panel besitzt einen Touchbildschirm, dessen Anzeige auch im hellen Licht optimal sichtbar ist. Sperrt ihr den Computer, wird auch das timelink Panel gesperrt, wodurch keine Eingaben mehr möglich sind. Das Panel ist ein schnellerer Weg, um einfach, präzise und effizient zwischen Kunden, Projekten und Leistungen zu wechseln und somit Zeiterfassungen zu starten oder zu stoppen.
timelink führt euch …
… beim ersten Start der App durch ein kleines Tutorial. So lernt ihr genau, wie die Software funktioniert. Ich erkläre es euch dennoch grob. Das Konstrukt basiert auf Kunden, Projekten und Leistungen. Das kann man so nutzen, muss man aber nicht. Zu Beginn habe ich nur Leistungen eingetragen, dass es nur diese bei mir gibt. So startete ich zu Beginn immer Zeiterfassungen, wählte eine Leistung aus und schon lief die Geschichte bzw. tickte die Uhr. Sie tickt nicht wirklich, keine Angst. Später legte ich mich selbst einfach als Kunde an.
Und dann bemerkte ich, …
… dass Projekte eigentlich bei mir Sinn ergeben. So heißt ein Projekt „Apple Home Fachbuch“ und hierfür gibt es Leistungen wie „Grafikarbeiten“, „Textausarbeitungen“ oder „Recherche“. Ihr seht schon, dass ihr man mit etwas Kreativität dieses Gebilde selbst in seine eigene Form bringen kann. Das muss so aber nicht bei euch passen, weswegen ihr euch das ganz individuell einstellen könnt. Wenn ihr Kunden mit Projekten und Leistungen habt, dann legt ihr euch mehrere Kunden an und darauffolgend Projekte und Leistungen für diese. So könnt ihr mit wenigen Klicks zwischen Kunden und Projekten wechseln. Ohne Software irgendwie schließen oder wechseln zu müssen – ihr arbeitet hier nur in timelink.
Das timelink Panel …
… spiegelt euch hierfür die Kunden, Projekte und Leistungen wider und macht diese für euch anfassbar. Wichtig ist, dass ihr Kunden, Projekte und Leistungen so benennt, dass ihr sie einfach wiedererkennt. So könnt ihr auf dem Panel mit nur einem Tipp einen Kunden auswählen, dann das Projekt und eine Leistung oder nur ein Projekt oder nur eine Leistung. Ich tippe so auf mich als Kunden und dann bspw. auf „Blog-Arbeiten“. Auf dem Panel seht ihr genau wie lange die Zeit schon läuft und auch wofür, Über einen Tipp könnt ihr derzeit die Zeit stoppen und bereits ist alles genau für diese Aufgabe erfasst und auch später als Datensatz in der Software von timelink auswertbar und auch exportierbar (wenn man dies möchte und benötigt).
Pausen sind wichtig!
Daher kann man in der Software auch Pausenzeiten einrichten. Diese Pausenzeiten richten sich nach der Arbeitsdauer. So kann man definieren, dass man nach einer Zeit X eine Mitteilung erhält, um mal vom Gas zu gehen und zur Seite zu fahren. Sehr cool, denn ich vergesse in Projekten gerne mal solche Pausen und daher etwas zu trinken. Um bei der Arbeit das Trinken nicht zu vergessen, sind vielleicht sogar Pausenzeiten von 30 Minuten zu empfehlen. timelink schickt euch auch eine Mitteilung, wenn eine Zeiterfassung gestartet oder beendet wurde.
Einsicht der Daten und Auswertung.
Was nutzen all diese Daten, wenn man sie nicht betrachten kann? Zum Glück kann man dies. Zum einen muss man sich zuvor erst einmal ein Zeitraster einstellen. Also die Tage und die Zeiten, an denen man arbeitet. Bei mir ist dies Montag bis Sonntag von 08:00 bis 00:00 Uhr. Das kann bei euch komplett anders aussehen. Etwa Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr. Dieses Zeitraster definiert die Einsicht in einen Kalender. In diesem sind alle Zeiterfassungen pro Tag eingetragen. Ihr könnt euch in diesem Kalender durch einzelne Wochen klicken und auch einzelne Zeiterfassungen selbst öffnen und auch editieren. Vielleicht hat man mal bei einer Zeiterfassung den Kunden vergessen? Dann kann man dieses mit drei Klicks in der Zeiterfassung nachpflegen. Schon passt wieder alles. Vielleicht hat man eine Zeiterfassung ganz vergessen? Dann trägt man sie manuell nach. Es ist mit timelink wirklich sehr einfach, einen sauberen Datenbestand aufrechtzuerhalten. Selten, dass ich so eine einfache Software sah.
Die Daten …
… lassen sich in Diagrammen auswerten. So ist klar, wo und wofür die Zeit aufgewendet wurde, die natürlich vorher erfasst werden musste. Ihr könnt euch hier Filter einstellen und somit nach einem definierten Zeitraum, Kunden, Projekten und Leistungen filtern, damit euch die Daten auf dieser Basis gezeigt werden. Das Schöne ist, dass es für einen timelink-Account mehrere Benutzer geben kann, die unabhängig voneinander ihre Zeiterfassungen aufzeichnen. So kann man in einem Team-Meeting die Daten von Team-Mitlgiedern vergleichen, um bspw. zu betrachten, wo mehr Arbeit anfällt und vielleicht Hilfe von anderen Team-Mitgliedern benötigt wird.
timelink ist von Menschen gemacht, die Zeiterfassung an lokalen Orten wirklich verstanden haben. Sie haben es mit einer Software in Verbund mit einem kleinen Panel geschafft, dass Zeiterfassung einfach wirkt. Eine kleine Lernkurve ist hier natürlich drin, wie bei allem. Hat man sich ungefähr 15 Minuten mit timelink beschäftigt, ist man direkt dahintergestiegen, wie das Konstrukt aufgebaut ist und funktioniert. Angesichts dessen habe ich euch timelink hier mal etwas im Detail vorgestellt. Probiert es doch gerne einmal aus.
timelink kostet monatlich 7,90 € pro Monat und pro Benutzer. Das timelink Panel kostet einmalig 79,00 € zzgl. Versand. Mehr Informationen findet ihr über diesen Link direkt bei timelinnk.
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