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Die guten, alten To-Do-Apps – es gibt sie wirklich wie Sand am Meer. Irgendwie konnte ich mich in der Masse auch nie für eine App entscheiden und habe mich am Ende mit der Notiz- und Erinnerungs-App von Apple zufrieden gegeben. Dennoch ist das alles nicht ideal, wenn man an größeren Punkten arbeitet und daher war es Zeit für einen kleinen Wechsel meiner digitalen Gedankenstützen.

Things-Artikelbild Things - strukturiere Projekte und Aufgaben perfekt

Things ist eine alt eingesessene App im AppStore und erhielt erst vor kurzer Zeit einen kompletten Refresh. Das hat nicht nur Funktionen, sondern auch einen geräteübergreifenden Sync und ein frisches Design mitgebracht. Der Sync läuft nicht über die iCloud oder Dropbox, sondern wird von Things über eigene Server verwaltet – das funktioniert in der Praxis ohne jegliche Probleme. Die App ist für iOS und macOS verfügbar und bringt auch eine App für die AppleWatch mit. Mit diesem Konstrukt kann man am iPhone, iPad, Mac und auch an der AppleWatch arbeiten. Die Entwickler setzen auf eine einmalige Kauf-App ohne Abo-Modell – für manchen sicher okay, für andere nicht. Ich bin für den Softwarekauf und weniger für das Abo. Als Nutzer kann man sich zwischen den Apps für iPhone, iPad und Mac frei entscheiden und kauft damit dann Updates der Zukunft direkt mit.

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Der Fokus liegt ganz klar auf der Einfachheit der App. Ich arbeite darin nicht unbedingt mit täglichen Erinnerungen, sondern mit reinen Projektaufgaben. Das bedeutet, dass eine Erinnerung weiterhin in Apple Erinnerungs-App angezeigt abgelegt wird. Allerdings habe ich Things den Zugriff darauf gewehrt und bekomme diese Erinnerungen und auch alle Kalendereinträge in Things für die einzelnen Tage angezeigt. Beim Abarbeiten von Projektaufgaben werde ich daher auch an die anderen zwei Punkte (Kalender, Erinnerungen) visuell erinnert. Natürlich kann man in Things auch selbst eine Erinnerung anlegen, welche dann auf allen Geräten zu einer bestimmten Zeit aufploppt. Ich nutze diese Funktion mit einigen Aufgaben innerhalb von Projekten, damit diese nicht in der Liste untergehen und pünktlich abgearbeitet sind. Das ist manchmal nur die eine Mail, die geschrieben werden muss.

Bildschirmfoto-2017-07-25-um-14.03.54 Things - strukturiere Projekte und Aufgaben perfekt

Vornehmlich nutze ich Things auf dem Mac. Hier lege ich Projekte an, vollziehe ein Brainstorming und ordne die Gedanken dann in Aufgaben, Notizen und möglichen Deadlines. Eine Aufgabe in einem Projekt kann auch Unterpunkte besitzen. Damit gliedert sich eine Aufgabe in mehrere kleinere Unteraufgaben auf, die nach der Fertigstellung dann einzeln abgeharkt werden können. Die Funktion nennt sich Checkliste. Auch kann man mit Unterschriften arbeiten, die ein Projekt dann besser aufgliedern. Werden Aufgaben als erledigt markiert, füllt sich das kreisrunde Symbol neben dem Projekt mit Farbe. Das visualisiert einen Fortschritt des gesamten Projekts und lässt bei mehreren Projekten einen laufenden Prozess erkennen. Ich mag das, denn das gibt das Gefühl, dass Dinge langsam fertig werden.

Unter iOS versteht Things allerhand Gesten. Durch ein iPhone mit 3D-Touch können Aufgaben durch einen Peek gegriffen und in der Reihenfolge verschoben werden – das gilt auch für die Projektliste. Macht man einen Peek auf das große, runde Pluszeichen in einem Projekt, dann schiebt man die neue Projektaufgabe damit direkt an den richtigen Platz, lässt sie fallen und vergibt der Aufgabe einen Namen. Ganz wichtig! Wer möchte kann in der App mit Tags arbeiten. Für viele sinnvoll, für mich nicht. Auch die Priorisierung einzelner Aufgaben, Erinnerungen und Notizen kann gewählt werden. In der Tagesansicht sind dadurch dann alle Punkte nach Ihrer gesetzten Deadline und Priorität aufgelistet.

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Auch mag ich, dass man einzelnen Aufgaben einen Termin zuweisen kann. Es ist viel mehr also ein Aufgabenplaner, der den Arbeitstag strukturieren kann. Anhand dieser Funktion kann der Arbeitstag mit Erinnerungen zu einzelnen Aufgaben versehen werden und man behält den Fokus auf dem Projekt. Ebenfalls sind die Notizen zu Aufgaben nicht zu vergessen. Aufgaben kann man grob benennen und sie dann in einer Notiz dazu ausschmücken. Ich binde hier gerne URL’s ein, die manchmal für eine Aufgabe nicht nur sinnvoll, sondern auch nötig sind. Nehmen wir an, dass ein Projekt die Aufgabe “Kunde XY anrufen” lautet, dann kann in der Notiz dazu das Thema des Telefonats, die Kontaktdaten und auch die nötige Telefonnummer stehen.

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Die Möglichkeiten von Things sind unglaublich vielseitig und daher ist es schwer alles zu zeigen, zu erklären und für jeden Anwender ein geeignetes Szenario zu finden. Daher sollte sich jeder selbst an der App versuchen und sich zuvor aber Gedanken um die wirkliche Nutzung machen. Für mich funktioniert dieses Konstrukt mit Trennung zwischen Apples Kalender- und Erinnerungs-App und Things allerdings perfekt und fokussiert zufriedenstellend.


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