Ich weiß gern wo ich bin. Noch viel lieber weiß ich aber wo ich war und vor allem wie lange ich dort war. Das ist für manche schlicht nur interessant zu wissen und für andere auch beruflich wichtig. Seit einigen Jahren nutze ich schon eine bestimmte App auf dem iPhone, die im Hintergrund mitläuft und gewisse Orte und die dazugehörigen Anwesenheitszeiten aufzeichnet.
Geofency ist fast schon ein Urgestein und schon seit einigen Jahren auf der iOS-Plattform zu Hause. Bis heute wurde es aber stetig gepflegt, ausgebaut und aktuell gehalten. Die App ist eine ortsbasierte Zeitstempeluhr und auch exakt als solches zu verstehen. Für mich ist es ein interessanter Blick am Monatsende, für euch vielleicht aber beruflich ein riesiges Werkzeug.
Die App läuft bei mir im Hintergrund mit – und das schon gefühlt immer. Dabei überwacht Geofency den Standort und weiß damit genau wo man ist. Diese permanente Überwachung verbraucht über den Tag im Durchschnitt ca. 5% der Akkuladung, was wirklich mehr als effizient betrachtet werden kann. Für mich überwacht die App den Eintritt, den Aufenthalt und den Austritt von insgesamt vier Orten. Ist ist einmal das zu Hause, der Arbeitsplatz und zwei Orten an denen ich oft bei Freunden bin. Das erlaubt mir immer einen Einblick wie oft ich und lange ich am jeweiligen Ort war. Freunde können sich bei mir so auch nicht beschweren, dass ich diesen Monat zu wenige Zeit für sie übrig gehabt hätte.
Wichtiger ist aber die Produktivität die diese App verschafft, denn für berufliche Zwecke kann sie mehr als nur helfen. Personen im Außendienst werden die App als ihr Alltagswerkzeug annehmen wollen, denn dadurch sind ortsgebundene Zeiterfassungen für Abrechnungen punktgenau aufgezeichnet und festgehalten. Kommt man als Architekt bspw. an einer Baustelle an, dann kann man dadurch den Aufenthalt dort festhalten und so später auch seine Rechnungen zeitlich korrekt ausstellen. Kommt man an einem neuen Ort an, kann man manuell die Zeiterfassung anstoßen. Dafür wählt man den aktuellen Standort aus und startet damit schon automatisch die Aufzeichnung mit einem Ein- und Austrittsradius von 100 Meter. Entfernt man sich also nun von dem aktuellen Ort, wird die Zeiterfassung gestoppt und ein Eintrag zum zeitlichen Aufenthalt angelegt. Der Radius kann übrigens manuell geändert werden und bewegt sich dadurch in einem Rahmen zwischen 100 Meter und 15km. Ich nutze für unterschiedliche Orte unterschiedliche Radien. In einer Stadt ist der Radius größer, da ich den Aufenthalt in der gesamten Stadt festhalten möchte. Zu Hause ist der Radius auf 100 Meter gesetzt, denn viel größer ist mein Heimatort für den Ein- und Austritt nicht. Ort ist also nicht gleich Ort!
Wichtig sind die Anwesenheitszeiten und diese sollten so genau wie möglich sein. Dafür kann eine Mindestanwesenheit in einen Rahmen von 0 Minuten/1 Sekunden und 59 Minuten/59Sekunden definiert werden. Das bedeutet im Klartext, dass eine Anwesenheit an einem Ort nur dann festgehalten wird, wenn man zum Beispiel mindestens 5 Minuten am jeweiligen Ort war. Ebenfalls lässt sich eine definierte Pausenzeit definieren. Für den Arbeitsplatz kann man so eine Zeit in Stunden und Minuten festlegen, die beim Ortsaufenthalt entweder zur Gesamtzeit addiert oder subtrahiert wird. Für Kostenabrechnungen nach Zeitaufwand kann man so die Pause auch automatisch täglich herausrechnen lassen. Und eine Erinnerung des Zeitkontingents schubst einen mit einem Push an, um den Feierabend nicht zu verpassen oder das Aufbauen von Überstunden zu vermeiden. Das passiert zum Beispiel dann, wenn der festgelegte Wert von 8 Aufenthaltsstunden erreicht ist.
Geofency merkt sich Orte und katalogisiert die einzelnen Aufzeichnungen dazu in einer Liste. Diese kann manuell verändert werden. Bedeutet, dass jeder Eintrag sich manuell verändern, duplizieren oder auch löschen lässt. Ebenfalls kann man mehre Aufenthaltseinträge eines Tages miteinander gruppieren und dadurch eine gewisse Übersichtlichkeit bewahren. Und war das iPhone mal wirklich leer und damit aus, kann ein Aufenthalt auch manuell hinzugefügt werden. Überwachte Orte lassen sich benennen und das ist wichtig, denn dadurch weiß man für die Buchführung genau wo man war. Ebenfalls kann man sich für den Ein- und/oder Austritt eines Ortes mit einem Push benachrichtigen lassen. Dank der Apple Watch weiß man so immer, dass man gerade am korrekten Ort angekommen ist bzw. ihn verlassen hat. Wer im Vorfeld zum einem Ortstermin muss, kann durch die Adresssuche diesen Ort zuvor eintragen, definieren und dann die Anreise antreten – das viel Zeit und das Ausfüllen von alten Listen auf Papier.
Orte sind nicht Orte, korrekt? Ich zeichnete einige Zeit meine Autofahrten mit der App auf und das geht dank eines iBeacons im Auto. Dieser ist als ein Ort für sich definiert und im Handschuhfach platziert. Steige ich also ins Auto ein, erkennt Geofency den iBeacon im Auto, wartet eine Mindestanwesenheit von 5 Minuten ab und startet dann die Aufzeichnung der Anwesenheit. Steige ich nach einer Fahrt aus dem Auto aus, wird der Austritt bemerkt und die Aufzeichnung gestoppt. Das ist clever, wenn man ein Fahrtenbuch führen muss, denn dadurch weiß man genau den zeitlichen Aufwand einer An- oder Abreise.
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Die Mindestanwesenheit ist hier wichtig, da man manchmal auch nur kurz im Auto ist, um etwas zu holen und solche Zeiten dann schlicht von der Überwachung ausnimmt. Der Radius sollte beim iBeacon im Auto bei 200 Meter definiert werden, was für mich in der Praxis das genauste Ergebnis lieferte. Achso!? Klar, für ein Fahrrad funktioniert dieses Anwendungsgebiet natürlich auch. Und natürlich auch für Räume in einem Gebäude. Man weiß so also auch, wie lange man auf der Arbeit im Büro des Kollegen verweilt hat – sofern das iPhone dabei war. In der App lassen sich die Datensätze einzeln, pro Tag, pro Woche und pro Monat betrachten. Ebenfalls kann man die Datensätze als CSD-Datei (Excel/Numbers) oder als Text-Datei exportieren. Ebenfalls lassen sich Aufzeichnungen auch stoppen und später wieder starten.
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